Automatización para mayoristas: pedidos, inventario y cobros

¿Se queda un pedido en WhatsApp y otro en Excel? La automatización para mayoristas puede reunir solicitudes y ayudarte a ver qué se confirmó, qué puede salir del almacén y qué sigue pendiente de cobro. Usa el ejemplo y la plantilla de esta guía para revisar un pedido completo.

Empieza por la tarea donde se pierde el seguimiento: capturar pedidos, preparar entregas o recordar vencimientos. Estos ejemplos muestran alcances que puedes evaluar; cada conexión necesita datos vigentes, permisos y pruebas con las herramientas que ya utilizas.

Este pedido ficticio permite probar qué ve ventas y qué recibe almacén. Los importes son ilustrativos; no constituyen una cotización ni un cálculo de impuestos.

1. El cliente cambia de 10 a 12 cajas: si conserva el mismo precio, el importe pasa a 12 × $120 = $1,440 MXN. Revisa existencias y condiciones, registra el cambio en el mismo folio y pide la aceptación del cliente antes de confirmar la preparación.
2. Se valida un abono de $400 MXN: registra fecha y referencia del pago. Sobre el importe actualizado, quedan $1,040 MXN pendientes. Un comprobante recibido sigue pendiente de validación hasta comprobar el ingreso.
3. Mantén dos estados: el pedido puede estar «pendiente de existencias» y el pago «parcial validado». El abono no confirma inventario, preparación ni entrega. El encargado aplica las condiciones de venta acordadas antes de liberar el pedido.

Pedidos por WhatsApp

Puedes recibir solicitudes de tiendas, restaurantes y otros clientes por WhatsApp y relacionarlas con un catálogo y una lista de precios. Define quién mantiene los precios de mayoreo y los mínimos de compra. Confirma disponibilidad y condiciones antes de enviar una orden de preparación al almacén.

Para anunciar productos o reposiciones, revisa los ejemplos de campañas de WhatsApp. Una respuesta a la campaña inicia una solicitud; el pedido se confirma después de revisar precios, cantidades y existencias.

Si quieres reunir estas solicitudes en un mismo lugar, conoce nuestro servicio de automatización de WhatsApp para negocios. Acordamos qué datos capturar y qué debe revisar tu equipo antes de confirmar un pedido.

Rutas de entrega por zona

Una herramienta de rutas puede agrupar pedidos y proponer una secuencia según las direcciones, los horarios y la capacidad de los vehículos. Revisa la propuesta con la persona que coordina las entregas. Los avisos al cliente deben depender de un estado confirmado por el equipo o por una conexión probada.

Existencias con movimientos registrados

Para mostrar existencias confiables, registra pedidos, entregas, devoluciones y ajustes con las mismas claves de producto. La frecuencia de actualización depende de la conexión con el almacén. Antes de activar alertas de reorden, compara el registro con un conteo y define quién corrige las diferencias.

Automatización de sucursales y almacenes

Si una sucursal vende y otra prepara, asigna al pedido un folio único, el almacén de salida y una persona responsable de confirmar existencias. Conserva ese folio al enviar la solicitud por WhatsApp o al cambiarla de sucursal, para evitar que se prepare dos veces.

Registra un traslado entre almacenes como pendiente hasta que el destino confirme la recepción. Por ejemplo, si la bodega central envía cinco cajas a una sucursal, esas cajas siguen en tránsito y no deben ofrecerse como disponibles en el destino hasta recibirlas. Reúne en el reporte común los movimientos confirmados y muestra los pendientes por separado, con fecha y responsable.

Cobranza de clientes

Los recordatorios de cobranza pueden programarse según el vencimiento y las condiciones registradas para cada cliente. Actualiza los pagos y detén los avisos cuando exista una aclaración. Deja las negociaciones y los casos pendientes a una persona responsable.

Conserva por separado el pedido, la venta registrada y el pago recibido. Un comprobante enviado por mensaje requiere validación; una factura emitida tampoco confirma que el dinero esté disponible. Relaciona cada abono con su folio, fecha e importe, y asigna las diferencias al encargado de cobranza antes de actualizar el saldo.

Catálogo digital actualizado

Un catálogo puede aplicar precios por cliente o por volumen si las reglas están definidas. Como prueba, usa cantidades a ambos lados de cada límite de precio y comprueba descuentos, unidades y vigencia de la lista. Un vendedor debe poder identificar qué regla se aplicó antes de confirmar una excepción.

Preparación de datos para facturar

Puedes preparar los datos de pedidos y entregas para tu proceso de facturación. Comprueba qué acciones permite tu proveedor y quién valida los datos antes de emitir. La emisión, las correcciones y la relación con los pagos necesitan pruebas dentro del alcance acordado.